Gagner du temps en conception Produit / Process ?
… on peut déjà commencer à réutiliser l’existant !
La gestion des études génériques des logiciels Knowllence est là pour vous y aider !
(Une vidéo d’explications est disponible sur notre Espace réservé à nos Clients)
Génériques cumulatifs : gagner du temps en conception de nouveaux produits / process
Dans tous les métiers, les cycles de développement tendent à se réduire : on dispose désormais de 18 mois pour sortir un nouveau produit là où autrefois on avait 3 ans… Pour que cette réduction des délais soit supportable par les équipes de conception, il est stratégique de leur donner les moyens de réutiliser des projets existants pour gagner temps et efficacité, sans réduire la qualité. C’est de ce constat qu’est né le concept d’études génériques cumulatives informatisé par Knowllence et issu d’un programme de recherche soutenu par BPIFrance, il y a quelques années.
Définition : Générique versus Bibliothèque
Les logiciels Knowllence permettent de partager classiquement des données en bibliothèques : il s’agit alors des listes d’informations organisées et limitées souvent à quelques mots, pour renseigner éventuellement plusieurs colonnes d’un coup : effets / modes / causes / moyen de prévention d’un tableau AMDEC.
Quand on choisit le défaut « Absence de réponse en électronique », la bibliothèque des causes va proposer par exemple : cause alimentation, cause effet joule, émissivité électromagnétique, …
Au sein d’une bibliothèque, vous disposerez donc des différentes alternatives sur un sujet.
Au contraire, une étude générique présente un tableau déjà complété, avec les choix déjà actés par les études projets précédentes : un générique reprend donc un sous-ensemble d’éléments communs et « pré-cablés » de produit / projet, qu’il suffit ensuite de décliner. L’étude générique comporte donc des tableaux déjà complétés, organisés par fonction de produit ou par constituant de produit (selon votre choix dans l’étude d’origine). Il y a donc potentiellement moins de souplesse qu’avec les bibliothèques puisqu’on repart d’une architecture fonctionnelle ou système établie.
Par exemple : toutes les fonctions rencontrées dans une phase « Utilisation du produit » ont leur tableau d’AMDEC déjà pré-renseigné.
Comment savoir si une information est générique ?
L’idée est simple : identifier de vos différents projets les éléments qui sont communs et réutilisables d’un projet à l’autre. Ces éléments peuvent devenir des éléments de référentiel interne – et de capitalisation du savoir-faire de l’entreprise, par gamme de produit ou de process.
Si l’on pense par exemple au cahier des charges d’un véhicule, tout ce qui concerne la phase d’utilisation et ses fonctions de services sera valable quel que soit le véhicule considéré : transporter des personnes, transporter des bagages, transporter des animaux, assurer la sécurité, etc.
Ce sont en revanche les niveaux de performance de ces fonctions qui vont varier : Transporter 3 ou 50 personnes ? Transporter un chat ou un cheval ?
Stocker ces éléments communs au sein de notre étude transversale, notre « générique de cahier des charges» permet de préparer la trame des études suivantes et donc de ne pas réinventer la poudre. Les équipes partent d’une étude pré-remplie, travaillent donc à la marge, et peuvent se concentrer sur les points qui posent vraiment question.
Si on parle d’analyse de risque transversale, on va stocker les défaillances et les causes génériques pour que les équipes puissent consacrer leur énergie aux défaillances et causes spécifiques à leur projet, sans partir d’une feuille blanche, tout en accordant leur juste place aux défaillances et causes déjà connues.
En termes d’informatisation, ces éléments de génériques peuvent être stockés dans un ou plusieurs fichiers, selon ce qui est pertinent.
Pourquoi parler de « générique cumulatif » ?
Créer une ou plusieurs études génériques, c’est bien, à un instant T.
Mais l’objectif est de s’inscrire dans la durée et de créer un système vivant et vertueux : Knowllence intègre donc un système innovant de gestion cumulative des études, qui enrichit les génériques au fur et à mesure des projets réalisés.
Ainsi, l’équipe Projet A réutilise les éléments de génériques qui lui conviennent. Au cours du développement et de la vie de ce projet A, des ajouts, des modifications et des suppressions sont faites sur les données, pour aboutir à une étude complète et spécifique.
Si l’on veut que le processus de conception capitalise et devienne apprenant, il est alors vital de prendre un temps de debriefing et de décision en se posant des questions : « qu’est-ce qui doit être repris du projet A pour être injecté dans le(s) générique(s) » Autrement dit, quelles sont les données pertinentes et réutilisables pour les projets suivants ? Comment faire pour que ces nouveaux projets repartent bien d’une base la plus actualisée possible ?
La mécanique informatique intégrée aux logiciels Knowllence est simple : Il suffit alors que les personnes autorisées lancent (en automatique ou en manuel) la remontée des « bons » éléments vers le générique.
Cela est possible grâce à la gestion de la traçabilité sur chaque donnée (auteur, quand et quoi) : à travers un filtre ou un simple clic-droit, on peut vérifier l’origine de l’information – et décider de la remonter en générique si elle n’y était pas encore.
Quelques exemples de génériques cumulatifs
On a parlé plus haut de cahiers des charges types, à décliner sur une gamme de produits, mais cela peut bien sûr aussi s’appliquer à tout ce qui concerne les études de risques :
- Disposer de toutes les fonctions habituelles de nos produits phares avec leurs tableaux d’analyse de risques AMDEC permet de gérer des déclinaisons de conception sur toutes les variantes de produits (par exemple Adulte/Enfant)
- Stocker chaque opération de process et tous les éléments qui la composent dans autant de génériques que nécessaire permet ensuite de construire très facilement le diagramme de flux (synoptique de fabrication) et l’AMDEC process du produit concerné
Un Générique est-il « vivant » et maitrisé ?
Un générique est effectivement « vivant », il peut être mis à jour par son « propriétaire » ou par l’équipe projet lors de la phase de clôture de celui-ci (capitalisation – lessons learned).
Cette capitalisation est bien entendu soumise à validation par le « propriétaire » avant toute intégration définitive. À cet effet le « propriétaire » est automatiquement prévenu par email que des éléments ont été proposés dans le générique en vue d’une intégration.
Le « propriétaire » peut accepter ou non d’intégrer ces nouvelles données au générique (maîtrise du savoir et du savoir faire).
Une fois que le « propriétaire » a validé l’intégration de nouvelles données, les pilotes des études AMDEC produit et/ou process utilisant ce générique seront automatiquement informés que de nouvelles données ont été capitalisées et sont disponibles pour transversalisation.
Il est de la responsabilité de chaque pilote de vérifier si cette transversalisation est intéressante pour son projet ou pas. Si oui, il pourra propager ces nouvelles données dans son étude et gérer la mise à jour documentaire qui en découle.
Le logiciel permet ainsi la parfaite maîtrise du savoir et le maintien à jour des études existantes.
Les génériques facilitent l’innovation (alors que ça semble contradictoire)
A première vue, puisqu’on passe son temps à réutiliser des portions d’études existantes, les génériques pourraient fermer la porte à l’innovation. En fait c’est exactement le contraire qui se passe : tout le temps gagné sur la partie de conception routinière permet aux équipes projets de se concentrer sur les zones à risques des nouveaux concepts techniques.
L’innovation peut donc au contraire être libérée grâce à la structuration et à la facilitation de tout ce qui peut être routinier. Le processus de conception et d’innovation devient robuste.
Passez à l’action avec les consultant·e·s Knowllence !
Pour analyser la situation initiale, et initier la mise en oeuvre opérationnelle, un jour de prestation suffit généralement !
En décortiquant votre organisation Projets, vos produits et/ou vos process, l’un de nos consultants peut vous aider à conduire la réflexion sur la structuration des études génériques (degré de finesse, volumétrie, regroupements par famille, etc) et sur l’organisation à mettre en place pour que le système soit vraiment durable dans le temps.
Vous aurez ensuite les clés pour faire seuls, ou pour nous déléguer ce travail, si vous n’avez pas le temps ou les ressources en interne.